22.10.2016

Retrospettive Agili con Lego® Serious Play®

Il 23-23 Ottobre scorso abbiamo partecipato come sponsor e come facilitatori alla prima LSP Fest, una intensa due giorni di full immersion in Lego® Serious Play® .

Durante la conferenza ho presentato un workshop sull'argomento "Restrospettive Agili con Lego® Serious Play®": partendo da cos'è e a cosa serve una retrospettiva per poter capire bene come e quando utilizzare questa metodologia.

Il Manifesto Agile dello sviluppo software, nel quarto punto, recita:

Rispondere al cambiamento più che seguire un piano.

Sempre il Manifesto nei suoi 12 principi suggerisce anche un approccio per "rispondere al cambiamento", ad esempio nel punto in cui dice:

A intervalli regolari il team riflette su come diventare più efficace, dopodiché regola e adatta il proprio comportamento di conseguenza.

Introduce di fatto l'argomento della Retrospettiva, concetto che può essere avvicinato ad altre teorie sulla gestione dei processi, come la fase di Check del ciclo di Deming, o al Kaizen del Toyota Way.

 

Perché è importante?

In modo naturale tutti noi cerchiamo di affrontare i problemi in modo istintivo o basandoci sulla nostre competenze ed esperienze. Questo però rischia di portarci ad affrontare le difficoltà sempre nello stesso modo, ottenendo di conseguenza e con alta probabilità gli stessi risultati.
Inoltre abbiamo la tendenza naturale al "fatto 30, facciamo 31" che come effetto ha spesso quello di aggravare le conseguenze di scelte sbagliate.

 

Quindi?

Un buon modo per evitare di cadere nella routine e cercare il miglioramento puntando alla risoluzione dei problemi è quello di:

  • fermarsi ad intervalli regolari
  • con il giusto stato d'animo
  • osservandoci allo specchio
  • togliendo i pregiudizi
  • senza dare niente per scontato

Esistono molte tecniche per fare retrospettive, ma un errore che spesso si commette è quello di fissare questi momenti al termine di un progetto facendo quelle che di solito si chiamano "restrospettive Post Mortem": il nome già dice tutto, a progetto finito c'è poco da migliorare. Il momento migliore per farle è durante, così da poter correggere i problemi in corsa.

 

E allora, quando?

La risposta vera è "quando serve", ma è difficile perché l'inerzia del lavoro di tutti i giorni ci porta a non aver mai il tempo necessario.
Per questo il consiglio di fermarsi ad intervalli regolari è ottimo, perché istituzionalizza questo momento come rito e ci aiuta a farlo diventare parte naturale del nostro lavoro.
Regolari ma quanto lunghi? Non ho una risposta precisa, coma al solito "dipende".
Pensando allo sviluppo di software, ci sono diversi momenti adatti, ad esempio ogni una o due settimane al termine di uno sprint/iterazione. Dopo il rilascio di una release e prima di iniziare a lavorare sulla successiva. Ed anche alla definizione (o ridefinizione) della roadmap.

Più l'intervallo è breve, più l'ambito della retrospettiva è piccolo e "locale" (tattico).

Più l'intervallo è lungo e più l'ambito è ampio, la complessità aumenta e ci spostiamo in un contesto strategico. In questi casi alcune tecniche come quella dei post-it - usata nella maggior parte dei format di retrospettiva - iniziano a non essere più adatti.

Inoltre quando la retrospettiva diventa "strategica", correggere i problemi non è più la soluzione migliore.
Quando la complessità aumenta e aumentano i fattori in gioco, serve una visione globale sistemica e un approccio che tenda ad "innovare", non solo a "risolvere".
È qui che entra in gioco perfettamente Lego® Serious Play®, che grazie alle sue peculiarità offre il giusto spazio e il giusto tempo per approcciare correttamente la ricerca di un miglioramento a livello strategico.

Per cercare un miglioramento continuo anche in un contesto complesso e strategico è importante partire dalla condivisione profonda degli obiettivi, per poi concordare sui challenge che si hanno di fronte così da iniziare un processo iterativo ed esplorativo delle soluzioni che può essere reso operativo utilizzando diversi approcci (kanban, lean change canvas, popcorn flow). L'importante poi è fermarsi ad intervalli regolari a fare retrospettiva!